GTC 185

 

Esta norma editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC), fue ratificada por el Consejo Directivo de 2009-09-30.

El objetivo presentar recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos generados en las organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa.

TÉRMINOS

Abreviatura: Representación de una palabra o grupo de palabras, obtenida por eliminación de algunas de las letras, sílabas finales o centrales de su escritura completa y, que siempre se cierra con un punto.

Acrónimo: Vocablo conformado por diferentes letras iniciales y no iniciales de una razón social. Ejemplo: SENA: Servicio Nacional de Aprendizaje.

Carta: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organización y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se denomina oficio.

Copia: Fiel reproducción del documento.

Destinatario: Persona a quien va dirigida la comunicación

Encabezado: Título de la comunicación que se realiza. Línea de identificación para indicar la continuidad del documento.

Espacio: Distancia horizontal de la escritura, entre palabras o cifras, o ambas.

Esquema: Representación gráfica y simbólica de la distribución que deben tener los textos de los documentos.

Foliar: Acción de numerar las hojas.

Logotipo: Símbolo que identifica a la organizaicón. Proyecta la imagen corporativa y hace fácil la identificación de la entidad que genera o produce la comunicación.

Márgenes: Distancia que queda en blanco en cada uno de los cuatro lados de una página impresa.

Membrete: Inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica.

Mensaje electrónico: Comunicación escrita, a través de la Internet.

Portada: Primera página del informe; contiene los datos requeridos para la identificación del documento.

Radicación: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recifo o envío, con el propósito de oficializar el trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

Razón social: Nombre que identifica a una organización.

Redactor: Persona que genera y plasma ideas en una comunicación.

Remitente: Nombre, apellidos y cargo del firmante.

Rúbrica: Rasgo o rasgos de figura determinada, que cada persona escribe como parte de la firma, después de su nombre o título.

Saludo: Frase de cortesía con la cual se inicia la comunicación.

Sigla: Abreviatura conformada por las leltras iniciales de cada palabra de una razón social.

Tercio: Cada una de las tres partes en se visualiza el sobre.

Transcriptor: Persona responsable de elaborar, digitar o transcribir la comunicación.

Zona: Espacio predeterminado para ubicación de un conjunto de datos imrpesos o escritos.

Estilo: Distribución de las diferentes líneas que conforman la comunicación.




ASPECTOS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE LAS COMUNICACIONES


Se recomienda las siguientes márgenes.
Superior entre 3cm y 4cm
Inferior entre 2cm y 3cm
Lateral izquierdo entre 3cm y 4cm
Lateral derecho entre 2cm y 3cm
Si el documento se va a imprimir por ambas caras de la hoja, se recomienda que los márgenes
laterales sean simétricos a 3cm.
Se recomienda dejar un margen superior de entre 3cm y 4cm, que corresponde al encabezado (del procesador de texto o computador). Este espacio es para la razón social de COREDI. Así mismo, para el margen inferior se dejan entre 2cm y 3cm, desde el borde inferior de la hoja. Este espacio es el pie de página (dado también por el procesador de texto o computador) y se utiliza para los datos de la zona 2. En el mismo sentido, en cuanto a los márgenes laterales se recomienda que a la izquierda se dejen entre 3cm y 4cm y a la derecha entre 2cm y 3cm, dependiendo del tamaño de encabezado y pie de página.



Para efectos de la distribución del contenido de la comunicación, el estilo bloque extremo es el
elegido para COREDI



Todas las líneas parten del margen izquierdo.



Se recomienda que toda comunicación se escriba en una fuente clara, agradable a la vista del
lector. La fuente debería ser homogénea, con el fin de no presentar inconvenientes para su
lectura, impresión digitalización y microfilmación.
El tamaño recomendado es 11
Se sugiere no utilizar negrilla.



El encabezado y el número de página correspondiente son datos que permiten identificar el
documento a partir de la segunda página. Se recomienda ubicarlos en la parte superior izquierda, a cero o una interlinea libre de la zona 1, debidamente justificados y para continuar con el texto se dejan una o dos interlineas libres.


Se recomienda escribirlo a 3cm o 4cm del borde superior, dejando de cero a una interlinea libre para el logotipo o membrete.


Se aconseja escribirá estos datos a una o dos interlineas libres del código y en forma completa en orden de: nombre del lugar de origen, día, mes (en minúscula) y año (sin separarlo con punto


A partir del lugar de origen y la fecha de elaboración, se recomienda dejar de dos a tres interlineas libres, según la extensión de la comunicación. Estos datos pueden ocupar varias líneas, según el tipo de documento.


Se recomienda utilizar mayúscula inicial.


Se sugiere escribirlo con mayúscula fija; de preferencia se escriben los dos apellidos.


Se aconseja escribirlo con mayúscula inicial. Los nombres de cargos muy extensos se pueden
distribuir en dos líneas para guardar proporción visual con los otros datos.


Se escribe la palabra asunto, con mayúscula inicial seguida de dos puntos, sin negrilla y sin
subrayar. Se recomienda escribirla a dos interlineas libres, a partir del último dato del destinatario.Constituye la síntesis del tema del documento. Es aconsejable expresarlo en un máximo de cuatro palabras. Se omiten artículos, conjunciones o preposiciones sin que se afecte el sentido.
Únicamente en el caso del memorando, se recomienda escribir la palabra asunto en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos.


Es importante redactar el cuerpo del documento en forma clara, breve, directa, sencilla y cortes.


El nombre del remitente se debe escribir en mayúscula fija; de preferencia se escriben los dos
apellidos. Se recomienda no utilizar negrilla.


Si se requieren las líneas especiales, se recomienda escribirlas a dos interlineas libres de los datos del remitente, en la misma fuente y con un tamaño de letra menor al utilizado en el texto. El bloque de anexos y copias se ubica a interlineado sencillo, sin abreviar y alineado. El bloque correspondiente a redactor y transcriptor se deja a una interlinea libre del anterior y también alineado.


Se detallan en el texto y al final de la comunicación, a dos interlineas libres del remitente. La
palabra anexo, o anexos, según el caso, se escribe con mayúscula inicial, seguida de dos puntos (:). A un espacio se enuncia la cantidad; entre paréntesis se relaciona el número de hojas, folios y el tipo de anexo, escritos en forma continua horizontalmente y separados por coma (,).

EJEMPLO 1 Anexo: uno (15 folios).
EJEMPLO 2 Anexos: dos (ocho folios y un CD-ROM).
EJEMPLO 3 Anexos: tres (10 folios, un cheque y un folleto).
EJEMPLO 4 Anexos: cuatro (una invitación en un folio, dos actas en 10 folios y un informe en
10 folios).

EJEMPLO 5 Anexos: ocho (cuatro en 22 folios, un disco compacto, un disquete, una bolsa con
Afiches y un video didáctico).


La palabra copia se escribe con mayúscula inicial, sin abreviar y seguida de dos puntos (:). Se
ubica a dos interlineas libres del cargo del firmante o a interlineado sencillo de anexos, si los hay, contra el margen izquierdo. A un espacio se relacionan los destinatarios alineados así: tratamiento de cortesía o titulo, cargo y organización. Si se dirige a un funcionario de la misma entidad, se omite el nombre de la organización. Todo ello sin abreviar.

EJEMPLO en línea seguida:
Copia: Señores Orlando Soto Giraldo, Director de Proyectos; Edwar Ortíz, Coordinador Primera Infancia; Jaime Marín
Gallego, Coordinador Admisiones y Registro Académico


A dos interlineas libres del remitente o a una interlinea libre de anexos y copias se escribe el
nombre y apellido de las personas que participaron en la redacción, transcripción y demás
actividades relacionadas con la elaboración de la comunicación, todo debidamente alineados.
Cuando sea necesario se debe aclarar el papel desempeñado por cada uno de los participantes.
Si la persona que firma es la misma que redacta y transcribe o demás actividades, no se requieresu identificación.

EJEMPLO Redactor: Rodrigo Alzate
Transcriptor: Maricielo Sepúlveda


El número de copias de las comunicaciones internas o externas obedece a los lineamientos y
políticas establecidos en la organización, con base en las necesidades y bajo los principios de
economía, eficiencia y eficacia establecidos por esta.


Es importante que las comunicaciones no presenten errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación. La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.


Se recomienda elaborar las cartas enviadas en formato carta, con logo, membrete y pie de página. Estos elementos deberían estar preferiblemente en todas las hojas. Para las cartas internas, se recomienda que solo la primera hoja vaya con el logo, membrete y pie de página.

Véase Acuerdo 060 del AGN, de octubre de 2001.
Cuando existan anexos en una carta u oficio, se recomienda hacer su identificación, descripción o aclaración dentro del texto. Véase el numeral 4.5.8.1.



La carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a su destinatario, para ello se recomienda tener en cuenta:

• Tratar un solo tema por comunicación;
• Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;
• Usar tratamiento respetuoso y cortés;
• Redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural;
• Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo;
• Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización, y
• Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.


De acuerdo con sus objetivos, la carta u oficio tienen los siguientes usos:

• Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes;
• Regular o aclarar una situación;
• Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;
• Dar respuesta a una comunicación recibida;
• Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente;
• Solicitar detalles sobre un asunto determinado;
• Impugna o corregir una situación;
• Confirmar eventos ocurridos o pendientes;
• Solicitar o remitir información, documentos u objetos;
• Ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias;
• Felicitar, invitar o convocar, y
• Hacer llamados de atención, entre otros.


Independientemente del estilo y según su co
ntenido, existen varias clases entre las cuales se
destacan:
• Organizacionales: se producen en el desarrollo de las actividades de la organización;
• Oficiales: se producen en las oficinas públicas y organizaciones del Estado, y
• Personales: se producen entre quienes se conocen, en ellas se permite utilizar un lenguaje
normal.



Véase el numeral 4.5.2


Véase el numeral 4.5.3


A partir del lugar de origen y la fecha de elaboración, se recomienda dejar de dos a tres interlineas libres, según la extensión de la comunicación. Estos datos pueden ocupar varias líneas, de acuerdo con el tipo de documento.
Es importante que los datos del destinatario dirijan en forma personalizada, es decir, a un
funcionario especifico. Si no es posible obtener el nombre, se envía a la dependencia u oficina
responsable. Está conformado por los siguientes componentes:


Se escribe en la primera interlinea libre.


Se ubica en la segunda interlinea libre.


Se ubica en la tercera interlinea libre.


Se escribe en la interlinea libre siguiente al cargo, con la denominación mas ampliamente
conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo.
En caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial o sostenida, de acuerdo con el registro efectuado ante la entidad competente y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que pueda contener la razón social.
Las siglas y acrónimos se escriben en mayúscula sostenida, a menos que la organización lo haya registrado de manera diferente.


De acuerdo con el medio a través del cual se realice el envió de la comunicación, en este espacio se escribe la dirección de nomenclatura, el apartado, el fax o el correo electrónico. No se utilizan abreviaturas.
Para designar el número en la dirección se recomienda dejar tres espacios entre la designación principal y la nomenclatura. Cuando la dirección contiene información complementaria como bloque, interior, apartamento, entre otros, para su designación se recomienda escribir la palabra completa.


Se identifica el lugar de origen, como ciudad, municipio u otros, por su nombre y se escribe el
departamento separado por una coma. Aunque el destino de la carta sea el lugar de origen de la misma, es necesario escribir el nombre del lugar de origen. No se utilizan los términos la ciudad o presente.


Si la carta va dirigida al exterior se escribe el nombre del país en la misma interlinea libre del lugar de origen (ciudad o municipio) o en la interlinea libre siguiente, dependiendo de la extensión de los datos.
Sólo cuando se utiliza el sobre con ventanilla, tanto el nombre del lugar como el nombre del país se escriben en mayúscula sostenida.

EJEMPLO 1 Señor
AUGUSTO QUEVEDO VÉLEZ
Jefe Departamento de Pediatría y Puericultura
Universidad de Antioquia
Calle 57 43-19
Medellín, Antioquia
EJEMPLO 2 Doctor
ALVARO VÁSQUEZ OSORIO
Gerente General
IDEA
Carrera 26 63-32
Medellín, Antioquia
EJEMPLO 3 Ingeniero
ANDRÉS URRESTA RÚA
Director Administrativo
La Nacional de Seguros
Casilla 1289
Quito, Ecuador


Se recomienda escribirlo de dos a tres interlineas libres de los datos del destinatario. Para efectos de esta sección, se recomienda tener en cuenta los lineamientos del numeral 4.5.5.


Como saludo independiente, se escribe a una o dos interlineas libres después del asunto. Si se
desea utilizar los saludos más usuales. Ver Norma Técnica GTC-185


Comienza a una o dos interlineas libres del asunto o del saludo independiente, cuando lo hay. Se escribe a interlineado sencillo; a una interlinea libre entre párrafos y para efectos de redacción y presentación vease el numeral 5.1.


Se escribe a una o dos interlineas libres del texto. Para utilizar las despedidas más usuales, vease el Anexo A (informativo). GTC -185


Los datos del remitente están conformados por el nombre y el cargo. El nombre se sitúa de cuatro a cinco interlineas libres de la despedida en mayúscula sostenida y el cargo se escribe en la línea siguiente con mayúscula inicial sin centrar.
La firma debe ubicarse en la parte superior del nombre del remitente. Estos elementos se ubican de acuerdo con el estilo elegido.


Vease el numeral 4.5.8.


Vease el numeral 4.5.8.1.


Vease el numeral 4.5.8.2.


Vease numeral 4.5.8.3.


Para su presentación vease numeral 4.5.1. Se recomienda utilizar el encabezado como los que se presentan en el ejemplo.

EJEMPLO
Margen izquierdo Margen derecho
Ingeniero Luis Castañeda Londoño 2
Cartagena, 17 de agosto de 2005 2
Señora Claudia B. de Montoya 05-08-17
Doctor Carlos Alberto Sandoval 41225 2



Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.


La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter general.
La circular con carácter interno se utiliza para informar disposiciones, normas, lineamientos y
políticas y la circular externa para dar a conocer reglas de negocios, nuevos productos o servicios,
entre otros.
Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
• Tratar un solo tema
• Iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía
• Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa
• Usar un tratamiento respetuoso y cortés
• Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo
• Utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de cada organización, y
• Distribuir el texto de acuerdo con su extensión

La circular general se dirige a un grupo específico de personas.


7.2 CLASES DE CIRCULARES

7.2.1
La carta circular está dirigida en forma personalizada.
7.1 CARACTERISTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN


7. CIRCULARES

5.4.10 Páginas subsiguientes

5.4.9.3 Identificación del transcriptor

5.4.9.2 Copias

5.4.9.1 Anexos

5.4.9 Líneas especiales

5.4.8 Remitente y firmas responsables

5.4.7 Despedida

5.4.6 Texto

5.4.5 Saludo

5.4.4 Asunto

5.4.3.7 País

5.4.3.6 Nombre del lugar de origen

5.4.3.5 Dirección

5.4.3.4 Organización


5.4.3.3 Cargo

5.4.3.2 Nombre del destinatario

5.4.3.1 denominación o titulo académico

5.4.3 destinatario


5.4.2 lugar de origen y fecha de elaboración

5.4 PARTES DE LA CARTA

5.4.1 código

5.3 CLESES DE CARTAS U OFICIOS

5.2 UTILIZACIÓN DE LA CARTA

5.1 CARACTERISTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN


5. CARTAS

4.5.10 Recomendaciones

4.5.9 Numero de copias

4.5.8.3 Identificación del transcriptor, redactor y otros participantes en la elaboración de lascomunicaciones.


4.5.8.2 Copia

4.5.8.1 Anexos

4.5.8 Líneas especiales

4.5.7 Datos del remitente

4.5.6 Cuerpo o texto

4.5.5 Asunto

4.5.4.3 Cargo

4.5.4.2 Nombre del destinatario

4.5.4.1 Denominación o título académico

4.5.4 Datos del destinatario

4.5.3 Lugar de origen y fecha de elaboración


4.5.2 Código


4.5 ELEMENTOS ESENCIALES DE LA DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL

4.5.1 Identificación de páginas subsiguientes


4.4 FUENTE


4.3.1 Bloque extremo


4.3 ESTILO


4.2 MÁRGENES


7.2.2

7.3 PARTES

7.3.1 Encabezado

De cero a una interlínea libre de la zona 1 se escribe la palabra circular, en mayúscula sostenida y centrada.
7.3.2 Código Se recomienda escribirlo a una o dos interlíneas libres del encabezado. Véase el numeral 4.5.2.
7.3.3 Lugar de origen y fecha de elaboración. Se recomienda escribirlo a una o dos interlineas libres del código. Véase el numeral 4.5.3.
7.3.4 Encabezamiento y destinatarios. De dos a tres interlineas libres de la fecha, se escribe la palabra para, en mayúscula sostenida, seguida del grupo destinatario de la circular. La preposición para no va seguida de dos puntos.

EJEMPLO
PARA COORDINADORES DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS

7.3.5 Asunto
Se escribe a dos interlineas libres de los datos del destinatario contra el margen izquierdo, en
mayúscula sostenida, seguida de dos puntos y sin negrilla.

7.3.6 Saludo
Si lo hay se incluye en el inicio del texto. Véase el Anexo A (informativo). GTC-185

7.3.7 texto
Se inicia de dos a tres interlineas libres del asunto. Se escribe a interlineación sencilla y cada
párrafo se separa del anterior con una interlinea libre. En circulares de uno a dos párrafos se
puede dejar interlineación de uno y medio entre renglones y doble entre párrafos.

7.3.8 Despedida
Se escribe de una a dos interlineas libres del texto. Véase el Anexo A (informativo). GTC-185

7.3.9 Remitente y firmas responsables
Véase el numeral 5.4.8.

7.3.10 Líneas especiales.
Véase numeral 4.5.8.

7.3.11 Identificación de páginas subsiguientes

El encabezado se escribe de tres a cuatro centímetros del borde superior de la hoja en papel sin membrete o a dos interlineas libres del logotipo o razón social, con mayúscula inicial. Está
constituido por la línea de identificación contra el margen izquierdo y el número de la página
contra el margen derecho.
La línea de identificación debe contener el número de la circular, el código o la fecha.
El primer párrafo de las paginas subsiguientes se inicia de una a dos interlineas libres del
encabezamiento. La última página debe contener como mínimo, el párrafo de cierre antes de la despedida.

Línea de identificación en el margen izquierdo y número de página en el margen derecho.
EJEMPLO 1 Circular 040 12 de mayo de 2010 2
EJEMPLO 2 DG-1-057 2

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